Back office de licitaciones Con experiencia

Objetivo del puesto

Gestionar y brindar soporte administrativo, documental y comercial en los procesos de licitaciones públicas y privadas, garantizando la correcta preparación, revisión, presentación y seguimiento de ofertas, conforme a los requisitos de cada convocatoria.

Asegurar el cumplimiento de plazos, la exactitud de la documentación y la coordinación con las áreas involucradas, contribuyendo a la participación competitiva de la empresa en oportunidades de contratación.



Principales funciones y responsabilidades.

1.Gestión y seguimiento de licitaciones

Identificar y dar seguimiento a oportunidades de licitación pública y privada.
Revisar pliegos de condiciones, términos de referencia y especificaciones técnicas.
Verificar requisitos de participación y documentación obligatoria.
Controlar fechas de presentación, consultas, aclaraciones y adjudicaciones.
Coordinar la preparación y entrega oportuna de ofertas.
Dar seguimiento a resultados, notificaciones y procesos pendientes.

2. Preparación de ofertas y documentación

Recopilar, revisar y organizar documentación legal, administrativa, técnica y comercial.
Apoyar en la elaboración de propuestas económicas, cotizaciones y cuadros comparativos.
Validar que las ofertas cumplan con los requisitos establecidos en cada convocatoria.
Coordinar la revisión de precios, disponibilidad de productos y condiciones de entrega.
Gestionar aclaraciones, subsanaciones y documentación complementaria.
Mantener actualizados los expedientes físicos y digitales de cada licitación.

3. Coordinación comercial y administrativa

Coordinar información con las áreas de Ventas, Compras, Bodega, Facturación, Finanzas y Gerencia.
Solicitar costos, fichas técnicas, existencias y tiempos de entrega.
Dar seguimiento a órdenes de compra, contratos y documentación de procesos adjudicados.
Coordinar el cumplimiento de compromisos comerciales derivados de las adjudicaciones.
Apoyar en la gestión de garantías, constancias y documentos requeridos.

4. Control y reportes

Elaborar reportes de licitaciones presentadas, adjudicadas y pendientes.
Actualizar bases de datos, cronogramas y controles en Excel.
Registrar oportunidades y gestiones comerciales en CRM.
Identificar riesgos de incumplimiento documental o vencimiento de plazos.
Presentar información confiable para el seguimiento de resultados.
Perfil requeridoFormación académica

Licenciatura o estudiante avanzado de Administración de Empresas, Mercadeo, Contabilidad, Ingeniería Industrial o carreras afines.
Experiencia

Mínimo 2 años de experiencia comprobable en gestión de licitaciones, preparación de ofertas o contratación pública y privada.
Experiencia en revisión de pliegos, elaboración de expedientes y seguimiento de procesos.
Conocimiento de documentación legal, administrativa y comercial requerida en licitaciones.
Experiencia coordinando información con diferentes departamentos.
Deseable experiencia en empresas comerciales, distribuidoras o proveedoras de bienes y servicios.
Requisitos indispensables

Experiencia directa en procesos de licitación.
Manejo intermedio o avanzado de Excel.
Dominio de Microsoft Office, especialmente Word y Excel.
Conocimiento de plataformas electrónicas de licitaciones y contratación.
Capacidad para interpretar términos de referencia y requisitos documentales.
Excelente redacción, ortografía y organización documental.
Habilidad numérica para revisar cotizaciones y propuestas económicas.
Deseable manejo de CRM y Softland.
Disponibilidad inmediata.
Competencias clave

Organización, disciplina y atención al detalle.
Proactividad, iniciativa y sentido de urgencia.
Capacidad de análisis e interpretación documental.
Planificación y cumplimiento estricto de plazos.
Responsabilidad, honestidad y confidencialidad.
Comunicación efectiva y trabajo en equipo.
Resolución de problemas y capacidad para trabajar bajo presión.
Seguimiento constante y orientación a resultados.
Facilidad para aprender sistemas y plataformas digitales.