Asistente administrativo
Descriptor de Puesto
Asistente Administrativo de Asuntos Regulatorios
Información General
Cargo: Asistente Administrativo de Asuntos Regulatorios
Área: Asuntos Regulatorios
Reporta a: Coordinador, Especialista o Gerente de Asuntos Regulatorios
Ubicación: Nicaragua
Tipo de puesto: Administrativo
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Objetivo del Puesto
Brindar apoyo administrativo y documental al área de Asuntos Regulatorios, garantizando el control, organización y seguimiento oportuno de los registros sanitarios, renovaciones, modificaciones, permisos y demás trámites regulatorios requeridos para el cumplimiento de la normativa vigente en Nicaragua y otros mercados donde opere la empresa.
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Funciones Principales
Gestión Documental
- Mantener actualizados los expedientes físicos y digitales de los productos regulados.
- Organizar y archivar documentación técnica, legal y regulatoria.
- Controlar la vigencia de registros sanitarios, licencias, permisos y certificados.
- Garantizar la disponibilidad y trazabilidad de la documentación requerida para auditorías e inspecciones.
Soporte Administrativo
- Elaborar cartas, formularios, solicitudes y documentación de soporte para trámites regulatorios.
- Coordinar la recopilación de documentos con proveedores, fabricantes, clientes y áreas internas.
- Dar seguimiento a procesos administrativos relacionados con registros y permisos.
- Mantener bases de datos y sistemas de control regulatorio actualizados.
Seguimiento Regulatorio
- Monitorear fechas de vencimiento de registros sanitarios y permisos.
- Dar seguimiento a trámites presentados ante autoridades regulatorias.
- Apoyar en la preparación de expedientes para nuevos registros, renovaciones, modificaciones y notificaciones.
- Dar seguimiento al cumplimiento de requisitos regulatorios establecidos por las autoridades competentes.
Coordinación y Comunicación
- Mantener comunicación con autoridades regulatorias, proveedores y socios comerciales cuando sea requerido.
- Coordinar la entrega y recepción de documentación relacionada con trámites regulatorios.
- Apoyar al equipo regulatorio en auditorías, inspecciones y requerimientos oficiales.
Elaboración de Reportes
- Generar reportes periódicos de estado de trámites, vencimientos y actividades regulatorias.
- Actualizar indicadores y matrices de seguimiento del área.